Vi har alle vært der. Du logger deg på et møte, med en kaffekopp og et snev av håp. Tre kvarter senere sitter du igjen med to ting: et spørsmål om hvorfor du har brukt store deler av livet ditt i Teams, og en intens trang til å si: «Dette møtet kunne vært en e-post.»
Og det kunne det jo.
Likevel fortsetter vi. Ufortrødent. Pliktoppfyllende. Med kalenderen som en slags digital bingo – bare med mindre premie. Så hvorfor gjør vi dette mot oss selv? Og hva skal egentlig til for å få møter til å bli noe mer enn en kollektiv forglemmelse?
Når møtene tapper energi (og vilje til livet)
Vi ønsker å være åpne, tilgjengelige og inkluderende. Det er jo gode intensjoner. Men i praksis har det ofte blitt til at vi inviterer til møter for å «informere», «oppdatere», eller mitt personlige favorittalibi: «for sikkerhets skyld».
Resultatet? En møtekultur der tid fordamper som vann på varm asfalt – og etterlater oss like tomme som parkeringsplassen etter stengetid.
Og her kommer det litt ubehagelige: Dette er ikke bare irriterende. Det er strategisk uansvarlig. Hver time i et meningsløst møte er en time vi ikke brukte på kunder, utvikling, refleksjon – eller på å faktisk få gjort det vi ble ansatt for å gjøre.
Møtekultur = organisasjonskultur
Møtene våre er ikke bare praktiske samlingspunkter. De er små refleksjoner av hvordan vi leder, samarbeider og prioriterer. Et godt møte kan løfte et team. Et dårlig møte? Det kan gjøre folk trøtte på både jobben og livet.
Gode møter gir klarhet, retning og eierskap. Dårlige møter gir… PowerPoint.
Mål, mening og Aristoteles
Alt som er gjort, er gjort med et mål for øye.
– Aristoteles
«Alt som er gjort, er gjort med et mål for øye», sa Aristoteles. Han ville antakelig fått migrene av dagens møtepraksis.
Poenget hans står seg fortsatt: Når vi samler folk uten et klart formål, skaper vi ikke bare ineffektivitet – vi skaper forvirring. Og apati. Og en gryende forkjærlighet for å «jobbe i stillhet».
Før hvert møte bør vi stille oss tre enkle (men brutalt ærlige) spørsmål:
- Hva er egentlig formålet med dette møtet?
- Hva vil vi ha oppnådd når det er ferdig?
- Finnes det en bedre måte å gjøre dette på?
Hvis svaret på det siste spørsmålet er «et kort videoklipp», «en Slack-melding», eller «ingenting, vi trenger ikke gjøre dette» – ja, da er det kanskje ikke et møte vi trenger.
Fra tidstyv til verdiskaper
Å endre møtekultur handler ikke bare om å kutte. Det handler om å løfte kvaliteten – og forstå at møtene er små, strategiske ankerpunkter i hverdagen vår.
Her er tre grep vi kan ta for å bli litt mer som Aristoteles – og litt mindre som en fastlåst Outlook-kalender:
1. Møtediagnose (før møtet skjer)
Vi innfører en enkel refleksjon før noen får trykke «Send invitasjon»:
- Må dette møtet skje?
- Hva skal være annerledes etterpå?
Hvis det ikke kan oppsummeres på én linje, skal det ikke skje. Punktum. Dette tvinger oss til å tenke. Og ikke bare på om det blir servert muffins i møtet.
2. 40/40/20-regelen
Et slags budsjett for møtets livssyklus:
- 40 % før møtet: Folk må få agenda, mål og kontekst. Ikke for å pugge – men for å komme forberedt med en hjerne i bevegelse.
- 40 % under møtet: Her skjer dialog, eierskap og beslutninger. Altså, handling.
- 20 % etterpå: Oppfølging, forankring, læring. Dette er limet. Uten det faller alt sammen som en Ikea-hylle uten instruksjonshefte.
3. Ritualiser avslutningen
Avslutningen er ikke «nå har vi brukt opp tiden, snakkes!». Det er her vi forsegler verdien:
- Hva har vi blitt enige om?
- Hvem gjør hva – og når?
- Hva tar vi med oss videre?
Dette tar to minutter. Men det kan være forskjellen på «gikk vi egentlig gjennom noe viktig?» og «vi vet hva vi skal gjøre nå».
Møtene våre sier mer enn vi tror
Hvis noen bare observerte møtene våre – og ingenting annet – hva ville de trodd om organisasjonen vår? At vi er modige og tydelige? Eller at vi er gode på å småsnakke og vise PowerPoint-lysbilder med 10 punkter og én vits i kursiv?
Ledelse skjer i det vi gjør, ikke bare det vi sier. Og møter – de skjer foran alles øyne.
La oss skape rom for de egentlige samtalene
Kierkegaard sa at å hjelpe noen ikke er å dra dem bort fra der de er – men å møte dem der de er. Det samme gjelder ledelse.
Vi trenger ikke flere møter. Vi trenger flere samtaler. Faktiske dialoger. Rom for refleksjon, for uenighet, for samskaping.
For møter skal ikke være en flukt fra arbeidet. De skal være en forlengelse av det – når de er gode.
TL;DR:
- Møter uten hensikt = sløsing med tid (og menneskelig energi).
- Still tre spørsmål før du innkaller: Hva er formålet? Hva skal vi oppnå? Finnes det en bedre måte?
- Bruk 40/40/20-modellen og avslutt med stil (og tydelighet).
- Møtekultur speiler lederskap. La den speile det beste i oss.
- Ledelse handler ikke om å holde folk samlet – men om å skape mening når vi først samles.
Vil du skape en bedre møtekultur i teamet ditt?
Jeg tar gjerne en prat – uten PowerPoint.
Bare ekte samtale, én-til-én. Kanskje over en (digital) kaffe.
