Møter er en integrert del av arbeidsdagen for ledere, men mange av oss opplever nok at disse møtene dominerer dagene våre fullstendig. Vi finner ofte at de mest produktive timene i uken ikke er i arbeidstiden, men i de stille kveldstimene eller i helgene – tider som egentlig burde være forbeholdt hvile eller personlig tid. Hvordan har vi kommet til dette punktet, hvor det føles umulig å finne en ledig halvtime i kalenderen før om flere uker? Og hva kan vi gjøre for å skape en mer balansert møtehverdag?
Et av de mest påfallende trekkene ved moderne ledelse er overfloden av møter. Fra ukentlige statusoppdateringer til planleggingsmøter og brainstorming, er kalenderen vår ofte så tettpakket at det er vanskelig å puste mellom slagene, og det kan virke umulig å samle en gruppe mellomledere innenfor normal arbeidstid uten å måtte saumfare kalendere uker og måneder fram i tid. Dette fører til en paradoksal situasjon der møtene som er ment å legge til rette for planlegging og samarbeid, faktisk stjeler den tiden vi trenger for å utføre det arbeidet som diskuteres.
Hvordan har det blitt slik? En av hovedårsakene er kanskje at vi som ledere er tilgjengelige gjennom et utall kommunikasjonskanaler samtidig. I en hverdag hvor en blanding av fysiske og virtuelle møter er normen, blir det lett til at vi deltar i flere fora enn vi egentlig klarer å håndtere. I tillegg har virtuelle møter, som formelig eksploderte i antall under pandemien, en tendens til å overskygge andre viktige oppgaver. Mens vi tidligere hadde naturlige begrensninger på fysiske møter, er virtuelle møter nesten helt uten grenser. Vi kan hoppe fra et møte til et annet helt uten pause, noe som fører til beslutningsutmattelse og manglende produktiv tid til faktisk arbeid.
Utfordringen med virtuelle møter
Virtuelle møter har sine fordeler, men de har også forsterket utfordringene ved en hektisk møtehverdag. Først og fremst fjerner de den naturlige pausen som reisetid eller romendring ga oss tidligere. I stedet for å kunne bruke fem-ti minutter på å skifte fokus og forberede oss mentalt til neste møte, hopper vi nå fra én skjerm til en annen. Dette kontinuerlige tempoet gjør at vi totalt sett presterer dårligere, siden vi ikke får den nødvendige pausen til å prosessere informasjonen fra ett møte før vi må være «på» igjen i det neste.
En annen stor utfordring er at de fleste virtuelle møter er mer formaliserte enn ad hoc-samtalene vi tidligere kunne ha på kontoret. Vi må organisere og tilrettelegge for digitale møter i større grad, noe som ofte fører til flere møter for å «samle trådene». Dette gjør at arbeidstiden vår fylles med aktiviteter som er nødvendige for samarbeid, men som samtidig fortrenger muligheten til å utføre strategisk eller dypere arbeid.
Hva kan vi som ledere gjøre?
For å komme bort fra dette møteregimet og frigjøre tid til produktivt arbeid, finnes det flere tilnærminger vi kan utforske.
Reduser antallet møter
Den første og mest åpenbare strategien er å redusere antallet møter. Dette krever en bevisstgjøring i organisasjonen om hva slags møter som er nødvendige, og hvilke som kan slås sammen eller erstattes med asynkrone kommunikasjonsverktøy som e-post, meldingsplattformer eller delte dokumenter. I stedet for å holde ukentlige oppdateringsmøter, kan en delt statusoppdatering i form av et dokument spare mye tid.
Sett av «møtefrie» soner
Vi bør sette klare grenser for når møter kan finne sted, og når vi skal ha tid til fokusert arbeid. Ved å innføre «møtefrie» soner i kalenderen (for eksempel en hel dag uten møter hver uke eller blokker av tid på daglig basis), skaper vi rom for dypere arbeid. Dette krever at vi aktivt beskytter denne tiden fra møter og setter det som en prioritet både for oss selv og teamet vårt.
Optimaliser møteformatene
Møtene vi faktisk gjennomfører, kan med fordel være mer effektive. Kortere møter med et klart definert mål er normalt langt mer produktive enn lange, ustrukturerte møter. For eksempel kan en sjekkliste for hvert møte sikre at vi holder fokus på det som skal besluttes, og vi kan avslutte så snart målet er oppnådd – heller enn å fylle hele den tildelte tiden.
Deleger og styrk tilliten
Mange ledere føler behovet for å være involvert i absolutt alt, men dette fører ofte til at vi blir dratt i alle retninger. Ved å delegere mer ansvar til teamet vårt og stole på deres kompetanse, kan vi redusere antallet møter vi selv trenger å delta på. Samtidig vil det styrke teamet, da de får mer eierskap til de beslutningene som tas.
Løsrivelse fra møter som tar over dagen
Ved å redusere antallet møter, optimalisere de vi har, og sette av faste perioder helt uten møtevirksomhet, kan vi frigjøre tid til det som virkelig teller: strategisk tenkning, fokusert arbeid og refleksjon. Det krever imidlertid disiplin både hos oss selv og i teamene våre. Vi må tørre å si nei til møter som ikke gir verdi, og våge å prioritere den tiden som gir oss energi, snarere enn den som tapper oss. Å møte utfordringene med den moderne møtevirkeligheten krever at vi tar bevisste valg om hvordan vi bruker tiden vår.
TL;DR
Møter tar over arbeidsdagen vår og fører ofte til at vi må bruke kvelder og helger til arbeid. Virtuelle møter har forverret situasjonen ved å fjerne naturlige pauser. Vi kan redusere belastningen ved å redusere antallet møter, sette av «møtefrie» perioder, optimalisere møteformatene, og delegere mer ansvar til teamet vårt.
