Vi bruker store deler av arbeidsdagen vår på møter. Så mye at det innimellom oppleves som at møtevirksomheten kommer i veien for det arbeidet vi faktisk er ment å gjøre.
Derfor har jeg laget en liten sjekkliste for møter som jeg håper vi kan ta i bruk for å sikre at de møtene vi har blir så effektive som mulig:
Er møtet egentlig nødvendig?
Forutsetningen for å avholde et møte er at noe skal diskuteres og/eller besluttes. Om det vi ønsker å gjøre bare er å informere, er kanskje en mail, et notat eller en videosnutt et riktigere medium?
Må alle innkalte være med?
En liten gruppe får som regel utrettet mer på kortere tid enn en stor gruppe. Fokusér på de personene som trenger å være tilstede for at de riktige beslutningene skal bli tatt. De som bare skal holdes informert får kanskje det de trenger av informasjon ved å lese møtereferatet i etterkant?
Må det ta så lang tid?
Standardinnstillingen i Outlook er en time, og derfor blir dette også tidsrammen for de fleste møter. Men trenger vi virkelig en time for å komme i mål? Min erfaring er at det ofte klarer seg med en halvtime om vi er strukturerte og har en klar agenda for møtet på forhånd.
Selv har jeg satt tre kvarter som standardlengde for møter med ett enkelt tema, og som jeg kaller inn til – det er vanligvis tid nok til at en liten gruppe kan diskutere og ta en beslutning, samtidig som det gir tid til å forflytte seg til neste møte.
Hva er målet med møtet?
Dette punktet burde jo egentlig stå først på lista. Gudene vet hvorfor det står her nede. Hvorfor har vi dette møtet? Hva er det vi ønsker å oppnå med møtet? Om alle innkalte har dette klart for seg i forkant sikrer vi at alle møtedeltakerne jobber mot det samme målet.
Hvilke punkter skal diskuteres?
For at folk skal kunne forberede seg til møtet trenger de en liste over de sakene eller punktene som skal diskuteres, og hvem som er ansvarlig for å innlede på de forskjellige punktene, i tillegg til relevant bakgrunnsinfo. Jo mer (relevant) info vi har i forkant, jo bedre blir sannsynligvis beslutningene som tas.
Hvem, hva, når?
Når møtet avsluttes, er det da klart hva som skal til for å drive prosessen/prosjektet videre, og hvem som har fått i oppgave å gjøre hva innen når?
Hvem skriver referat?
Vi trenger ikke å referere alle momenter i diskusjonen, men vi må i alle fall dokumentere de beslutningene som har blitt tatt og de oppgavene som har blitt fordelt i møtet, slik at også de som ikke var tilstede i møtet kan finne ut hva møtet har avstedkommet. Skal vi ha et oppfølgingsmøte er det greit å kunne gå tilbake og se om det som har blitt besluttet gjort også faktisk har blitt utført.
Om vi bruker denne lista når vi planlegger og kaller inn til møter tror jeg møtene våre både vil bli bedre og mer effektive. Og så slipper vi forhåpentligvis å få innkallinger til tre timer lange møter med tretten andre deltakere hvor det eneste stikkordet som har blitt gitt på forhånd er tittelen på møteinnkallingen.
