Det begynner ofte med de beste intensjoner. Et nytt skjema her, et rapporteringsverktøy der, og plutselig har vi skapt en organisasjon der det tar tre godkjenninger å bestille kulepenner – og fem for å avbestille dem igjen.
Vi sier at vi er opptatt av resultater. Men ofte virker det som vi er enda mer opptatt av hvordan resultatene blir til. Såpass opptatt, faktisk, at vi risikerer å miste selve poenget:
Å få ting til å funke.
Kontroll: Trygt, kjent og temmelig upraktisk
Jeg skjønner det godt. Kontroll føles trygt. Det gir oversikt, system og en slags illusjon av at vi vet hva som foregår. Litt som å sortere klesskuffen etter fargekode mens huset brenner.
Men her er saken: Når vi som ledere legger for mye vekt på prosess, skjer det tre ting:
- Ansatte mister eierskap.
- Beslutninger går gjennom flere ledd enn en barne-TV-produksjon.
- Vi bruker mer tid på å dokumentere arbeidet vårt enn på å gjøre det.
Det er som om vi bygger et perfekt stillas – og så glemmer å reise huset.
Zen og kunsten å gi slipp på skjemaer
Tilhørighet til gamle systemer er ikke bare et praktisk problem – det er en følelsesmessig investering. Vi har brukt tid på å lage disse prosessene. De gir oss en følelse av orden i kaoset. Men akkurat som zenbuddhismen sier: Tilknytning skaper lidelse. (Og nei, det betyr ikke at vi skal avskaffe alt og sitte i stillhet på kontoret – selv om det høres fristende ut.)
Poenget er at vi må våge å spørre:
Trenger vi virkelig dette steget?
Bruker vi rapportene til noe annet enn å late som vi har oversikt?
Er det viktig at meldingen var i riktig mal – eller bare at den faktisk nådde fram?
Når rapportering blir et mål i seg selv (og vi mister tråden)
Et klassisk eksempel på prosess som har tatt overhånd, er rapportering. I noen organisasjoner brukes halve dagen på å skrive, samle og sende informasjon som enten:
- ingen leser
- blir lest og glemt
- blir brukt i et møte der konklusjonen er: «Vi må ha bedre rapportering»
Det samme gjelder intern kommunikasjon i «riktig format» og beslutningsprosesser som tar lenger tid enn selve gjennomføringen. Hvis en god idé må ligge og modne i et firetrinns godkjenningssystem før den kan prøves – da er det ikke systemet som jobber for oss, men vi som jobber for systemet.
Fra kontrollør til katalysator
Så, hva gjør vi? Vi slutter å være portvoktere og begynner å bli brobyggere. I stedet for å sitte med nøkkelen til alle beslutninger, må vi bygge broer som gjør at folk faktisk kommer seg fram – helst før helgen.
Det betyr ikke at vi kaster alle prosesser på bålet. Det betyr at vi blir strengere på hva som skal være standard, og hvorfor. At vi spør:
- Hva er målet vårt her?
- Hva hjelper oss å nå det?
- Hva står bare i veien og later som det er viktig?
Marcus Aurelius hadde et poeng (og han brukte ikke SharePoint)
Den gode, gamle romeren sa det slik:
«Det som ikke er nyttig, er en byrde. La det falle bort.»
– Marcus Aurelius
Det er kanskje 2000 år siden, men det gjelder fortsatt. Hvis prosessen ikke hjelper oss å skape verdi – kutt den. Justér. Forenkle. Gi mer makt til de som faktisk gjør jobben, og litt mindre til de malene vi har laget for å føle oss smarte.
TL;DR – Resultater > Rigide prosesser
- Overdreven prosess stjeler tid og motivasjon.
- Kontroll føles trygt, men hindrer eierskap og flyt.
- Rapportering og formatkrav må ha tydelig hensikt – ellers er det bare pynt.
- Gode ledere bygger broer, ikke barrierer.
- Slipp det som ikke hjelper. Selv om det er pent satt opp i Excel.
Trenger du hjelp til å rydde i prosessene?
Jeg hjelper ledere med å skille det som skaper verdi, fra det som bare fyller kalenderen. Enten det handler om beslutningsflyt, rapporteringsregimer eller maler som har blitt hellige relikvier – vi tar en prat. Med kaffe. Uten punktlister.
