Strategidokumenter bør være en ledestjerne for organisasjonen – en klar veiviser som får alle til å dra i samme retning. Men altfor ofte ser vi at strategiplaner blir skrevet i et unødvendig komplisert språk og på en måte som gjør dem både utilgjengelige og lite handlingsrettede for de ansatte. Hvorfor skjer dette? Og hva kan vi som ledere gjøre for å sikre at strategiene våre ikke bare blir forstått, men også implementert effektivt?
Hvorfor blir strategidokumenter ofte kompliserte og utilgjengelige?
Språk som makt og statusmarkør
Mange ledere har en tendens til å bruke komplekst språk og faguttrykk i strategidokumenter for å demonstrere kompetanse og autoritet. Dette kan være en ubevisst måte å opprettholde makt på, ved å signalisere at strategiske beslutninger tilhører «eliten» i organisasjonen. Men om språket blir for teknisk og abstrakt, mister dokumentene sitt egentlige formål: å kommunisere en tydelig retning for bedriften.
En leder kan beskrive et enkelt mål som: «Optimalisering av prosessflyt for å forbedre organisasjonens operative effektivitet gjennom synergiske initiativer.» Dette er ikke akkurat klar tale, og kunne like gjerne vært skrevet: «Vi strømlinjeformer prosessene våre for å jobbe raskere og bedre sammen.»
Frykt for å forenkle
Det kan virke som en paradoksal frykt, men mange ledere er redde for at forenkling betyr at de underkommuniserer kompleksiteten i arbeidet sitt. De tror at et detaljert, teknisk språk gir større troverdighet. Men sannheten er at klarhet og presisjon ofte er mer krevende enn kompleksitet. Jo tydeligere vi kan kommunisere, desto større sannsynlighet er det for at teamene våre forstår hva vi vil oppnå og hvordan de kan bidra.
Manglende forståelse for mottakerens perspektiv
Når vi som ledere skriver strategidokumenter, tenker vi ofte på hva som høres imponerende ut i styrerommet, i stedet for å tenke på hvordan dokumentet vil bli mottatt av de som faktisk skal sette strategien ut i livet. Hvis språket blir for teknisk eller abstrakt, risikerer vi å miste forbindelsen til de ansatte. Dokumentene blir til slutt papirtigre – formelt imponerende, men praktisk ubrukelige.
Hvordan kan vi som ledere unngå disse fallgruvene?
Et klart, handlingsorientert språk
En strategi som ikke blir forstått, blir heller ikke gjennomført. I stedet for å bruke komplisert sjargong, bør vi velge språk som er enkelt, konkret og direkte. Dette betyr å formulere mål og tiltak på en måte som alle kan forstå, uavhengig av rolle, avdeling eller ansvarsområde.
«Vi gjør dette, på denne måten, for å oppnå dette.»
Dette, slik, derfor
Bruk strukturen «Vi gjør dette, på denne måten, for å oppnå dette.» Dette hjelper med å holde fokuset på konkrete handlinger og forventede resultater.
I stedet for å si: «Implementering av optimaliserte operasjonelle paradigmer for å sikre konkurransekraft,» kan vi si: «Vi forbedrer arbeidsprosessene våre, slik at vi kan levere raskere og bedre til kundene våre.»
Vær tydelig på hvorfor strategien er viktig
Vi mennesker blir mer motivert når vi forstår hvorfor vi gjør noe. Forklar tydelig hvorfor de strategiske målene er viktige og hvordan de vil påvirke organisasjonen positivt. Dette hjelper medarbeidere til å se sin rolle i det større bildet og øker engasjementet for gjennomføringen.
Skap rom for tilbakemeldinger og dialog
Strategi bør ikke være en monolog fra toppledelsen, men en dialog med hele organisasjonen. Når ansatte blir involvert i utformingen og tolkningen av strategiske dokumenter, føler de eierskap og ansvar. Dette kan oppnås ved å bruke workshops, allmøter eller mindre gruppesamtaler for å diskutere og justere strategien basert på tilbakemeldinger.
Test forståelsen
Test strategien på noen få medarbeidere utenfor ledergruppen før den rulles ut. Hvis de ikke umiddelbart forstår hva dokumentet ber dem om å gjøre, kan det være en indikasjon på at språket må forenkles. Dette kan også bidra til å identifisere områder som krever ytterligere forklaring.
Konkrete tiltak for å skrive bedre strategidokumenter
Start med en klar oversikt
Lag en innledning som tydelig oppsummerer hovedmålene, hvorfor de er viktige, og hva som forventes av teamene. Tenk på dette som en «heispitch» for strategien.
Bruk overskrifter og punktlister
Ved å bruke overskrifter og punktlister, kan vi bryte ned innholdet slik at det blir mer lettlest og oversiktlig. Dette gjør det enklere for ansatte å finne informasjon raskt og forstå hva som er viktig.
Ha et handlingsrettet fokus
Strategien må følges av en konkret handlingsplan. For hver strategisk målsetting, beskriv konkrete handlinger som skal gjennomføres, ansvarlige personer, og tidsrammer. Dette gjør strategien handlingsrettet og gir ansatte en klar forståelse av hva som forventes av dem.
Lederskap gjennom klarhet
Strategiske dokumenter er ikke bare planer på papir – de er verktøy for handling og endring. Når vi gjør strategien tilgjengelig og velger et klart språk, gir vi organisasjonen vår en bedre sjanse til å lykkes. Ved å fokusere på forståelse, engasjement og handling kan vi sikre at strategidokumenter ikke bare leses, men også brukes til å skape reell fremdrift.
TL;DR:
Strategidokumenter blir ofte skrevet i et komplisert språk som skaper avstand til medarbeiderne og svekker forståelsen av hva som må gjøres. Dette skjer fordi ledere ønsker å demonstrere autoritet, undervurderer verdien av forenkling, eller mangler fokus på mottakerens behov. For å unngå dette bør vi bruke et klart, handlingsrettet språk, forklare hvorfor strategien er viktig, involvere medarbeidere i prosessen, og sørge for at strategien er forståelig for alle som skal gjennomføre den.
