I en tidligere artikkel utforsket vi forskjellen mellom reaksjon og respons, med fokus på hvorfor respons er å foretrekke. Her skal vi gå litt dypere inn i temaet og se på hvordan vi kan implementere dette i lederpraksisen vår, og analysere de langsiktige fordelene både for oss og for organisasjonen.
Det emosjonelle kompasset
Å forstå de umiddelbare følelsesmessige reaksjonene våre er en nøkkel til å kunne respondere på en mer gjennomtenkt måte. Når vi reagerer impulsivt, er det som regel basert på en øyeblikkelig følelse – av sinne, frykt eller stress. For å skifte fra reaksjon til respons, må vi lære å identifisere disse følelsene i sanntid og gi oss selv muligheten til å reflektere før vi handler.
Eksempel: En prosjektleder i en IT-bedrift står overfor en kritisk feil i en kundeleveranse. En umiddelbar reaksjon er å fordele skyld. I stedet bruker prosjektlederen et øyeblikk til å samle seg, før han setter seg ned med teamet sitt og undersøker problemet grundig før de tar en avgjørelse på hvordan de ønsker å respondere. Dette resulterer i en roligere, mer konstruktiv og gjennomtenkt respons som kan løse problemet mer effektivt og forhindre lignende situasjoner i fremtiden.
Å bygge en refleksjonskultur
Å innføre en refleksjonskultur i bedriften kan bidra til å fremme mer bevisst respons. Dette kan for eksempel gjøres gjennom regelmessige møter dedikert til læring og forbedring, hvor de enkelte teammedlemmene deler erfaringer og refleksjoner.
Eksempel: I en bedrift har teamet en månedlig debrief hvor de diskuterer hva som har gått bra og hva som kan forbedres. Dette skaper en trygg arena for å analysere feil uten frykt for represalier, og hjelper teamet til å utvikle bedre strategier for fremtiden. Ved å fremme åpenhet og ærlighet, skapes en kultur der læring og vekst er sentrale verdier.
Praktiske teknikker for å fremme respons
Innfør en kultur hvor det er akseptert – og forventet – å ta seg tid til å tenke før man tar viktige beslutninger eller svarer på komplekse spørsmål. Dette kan for eksempel være å ha en regel om å ta en kort pause før vi svarer på viktige e-poster eller henvendelser.
Diskutér problemstillinger og komplekse spørsmål internt i teamet før dere responderer. To hoder tenker bedre enn ett, og å dele problemet med andre kan gi verdifull input og perspektiver vi ellers ville gått glipp av.
Gi teamet tilgang til ressurser for stresshåndtering, som mindfulness eller psykologisk støtte. Stressreduserende tiltak kan være avgjørende for å forbedre medarbeidernes evne til å respondere på en rolig og gjennomtenkt måte.
Investér i kurs som lærer medarbeiderne effektive kommunikasjonsteknikker, inkludert aktiv lytting. God kommunikasjon kan redusere misforståelser og bidra til en mer harmonisk arbeidsplass.
Innfør strukturerte beslutningsprosesser som oppmuntrer til refleksjon. For eksempel kan en beslutningsprosess inkludere flere trinn med evaluering og tilbakemelding før endelige beslutninger tas.
Utvikle ledere som rollemodeller for god praksis ved selv å respondere i stedet for å reagere. Ledere som viser evne til å tenke før de handler kan sette standarden for hele organisasjonen.
Selvkontroll
Å fremme en kultur for respons over reaksjon har dype røtter i filosofiske tradisjoner som stoisismen. Stoikere som Marcus Aurelius understreker viktigheten av selvkontroll og bevissthet, verdier som kan være til stor nytte i moderne ledelse. Ved å praktisere selvkontroll og refleksjon, kan vi utvikle evnen til å respondere på en måte som er både strategisk og empatisk.
Bedre beslutningsprosesser: En organisasjon som prioriterer respons over reaksjon vil naturlig nok ha bedre beslutningsprosesser en en som ikke gjør det. Dette fører til bedre etterlevelse av den overordnede strategien, mer gjennomtenkte handlinger og færre feil.
Økt medarbeidertilfredshet: Medarbeidere som føler at vi tillater tid til refleksjon og gir støtte til deres velvære, er mer tilfredse og engasjerte i sitt arbeid.
Økt innovasjon: En kultur som oppmuntrer til refleksjon og respons fremmer kreativitet og innovasjon. Når medarbeiderne føler at idéene deres blir verdsatt og at de får tid til å utvikle dem, øker sannsynligheten for banebrytende løsninger.
Bedre relasjoner: Å respondere i stedet for å reagere bygger bedre relasjoner både internt og eksternt. Dette kan forbedre samarbeidet innad i teamet og styrke kundelojaliteten.
En organisasjon som håndterer utfordringer på en gjennomtenkt og strategisk måte er bedre rustet til å møte fremtidige utfordringer. Dette skaper en mer robust og bærekraftig virksomhet.
Ved å implementere disse strategiene kan vi bidra til å skape en mer stabil, motstandsdyktig og produktiv organisasjon. Dette forbedrer ikke bare beslutningsprosessene våre, men også medarbeidernes velvære og engasjement, noe som gir langsiktig effekt for hele organisasjonen.
TL;DR
Ved å forstå og håndtere de umiddelbare følelsesmessige reaksjonene våre kan vi skape en kultur for refleksjon som fremmer bedre beslutningsprosesser, økt medarbeidertilfredshet, innovasjon, bedre relasjoner og en robust organisasjon. Praktiske teknikker inkluderer å ta seg tid til tenkning, dele kompetanse, stresshåndtering, kommunikasjonstrening, strukturering av beslutningsprosesser og utvikling av ledere som rollemodeller.
